Introducción
Este manual cubre el módulo de Viajes y Trip Planning del sistema. El Trip Planning es la fase operacional que convierte una cotización aceptada en un viaje ejecutable: asigna la aeronave, la tripulación, verifica pasajeros contra TSA, y genera los eventos de calendario correspondientes.
El Trip Planning NO es una pantalla separada — está integrado dentro del QuoteWizard en los pasos 6 al 9, que se desbloquean automáticamente cuando una cotización cambia a estado accepted (aceptada por el cliente).
¿Quién usa esto?
Flujo General del Viaje
El ciclo de vida completo de un viaje sigue estos pasos secuenciales:
Importante
Paso 6: Disponibilidad de Aeronave
En este paso confirmas qué aeronave realizará el viaje. El sistema revisa automáticamente el calendario de operaciones para detectar conflictos con otros vuelos o eventos de mantenimiento.
Cómo leer los badges de disponibilidad:
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Available (verde) | La aeronave no tiene conflictos en las fechas del viaje. | Seguir y seleccionar. |
| On Flight (ámbar) | La aeronave tiene otro vuelo que se solapa con las fechas/horas del viaje. | No seleccionable a menos que el conflicto se resuelva. |
| Maintenance (ámbar) | La aeronave tiene un evento de mantenimiento o indisponibilidad en esas fechas. | No seleccionable hasta que se elimine el evento del calendario. |
| Grounded (rojo) | La aeronave tiene una discrepancia abierta que la grounding. | Se puede seleccionar con confirmación de riesgo, pero NO debe volar hasta resolverse. |
Viajes redondos (Round Trip):
Si la cotización es round trip, verás dos pestañas: Outbound y Return. Puedes usar la misma aeronave para ambas piernas o seleccionar una diferente para el retorno. El botón "Use same aircraft as outbound" copia la selección.
Cambio de aeronave con crew diferente
Aeronave Grounded
Paso 7: Asignación de Tripulación
Aquí asignas los pilotos y (si es un viaje médico) el crew médico para cada pierna del vuelo. El sistema verifica conflictos de calendario, descanso obligatorio, y límites de duty en tiempo real.
Estados de tripulante:
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Available (verde) | Sin conflictos. Disponible para asignar. | Clic para asignar. |
| On Duty (rojo) | El tripulante está actualmente en duty en otro viaje activo. | No asignable hasta que termine su duty y complete el descanso mínimo. |
| On Rest (ámbar) | El tripulante está en período de descanso obligatorio. | Se puede asignar con waiver ("Assign Anyway"), pero viola regulaciones. |
| Unavailable (ámbar) | Tiene PTO, training, o bloqueo de calendario confirmado. | No asignable. |
| Pending (ámbar) | Tiene una solicitud de PTO/duty pendiente de aprobación. | Se puede asignar pero con riesgo de que se apruebe el PTO. |
Reglas de tripulación:
- El número de pilotos requeridos viene del campo
crew_requiredde la aeronave (1 o 2). - Si la aeronave requiere 2 crew: debe haber al menos 1 PIC. Un SIC solo no puede volar.
- Si la aeronave requiere 1 crew: debe ser PIC.
- Para viajes médicos, se debe asignar al menos 1 crew médico (Medic, RN, RT, o Doctor).
Asignación por pierna (Per-leg):
Si el viaje tiene múltiples piernas (escala intermedia, reposicionamiento), puedes asignar tripulación diferente a cada segmento. Al hacer clic en un tripulante, se asigna a esa pierna y a todas las piernas siguientes automáticamente. Puedes cambiar individualmente cada pierna después.
Copiar crew del outbound al return
Límites de Duty y Rest
min_rest_hours y max_duty_hours). Si un tripulante excede el límite de duty, verás una alerta roja en el Trip Detail.Paso 8: TSA Vetting
Verificación de identidad de pasajeros antes del vuelo. Este paso es obligatorio para cumplir con regulaciones TSA en vuelos charter.
Qué información se verifica:
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Nombre completo | Debe coincidir con el documento de identidad presentado. | Exact match con ID/Passport. |
| Fecha de nacimiento | Para verificar identidad del pasajero. | Formato YYYY-MM-DD. |
| Tipo de documento | Licencia, pasaporte, o ID estatal. | Mínimo 1 documento válido. |
| Número de documento | Número del documento presentado. | No vacío. |
Sin TSA Vetting, no se confirma el viaje
Paso 9: Revisión y Confirmación
Es la revisión final antes de crear el viaje. Aquí se valida que todo esté en orden y se confirma la creación del Trip.
Validaciones automáticas:
- Aeronave seleccionada y disponible
- Crew suficiente en cada pierna (pilotos ≥ crew_required, al menos 1 PIC)
- Si es viaje médico: crew médico asignado
- TSA Vetting completo para todos los pasajeros
- Sin conflictos de calendario (aeronave y crew)
Al confirmar, el sistema automáticamente:
- Crea el registro de Trip en la base de datos
- Crea Schedule Events en el calendario de operaciones para la aeronave y cada tripulante
- Crea Crew Duty Records para auditoría de tiempos de duty
- El viaje aparece en la lista de Trips y en el Dashboard
Save Draft vs Confirm
Página de Detalle del Viaje (Trip Detail)
Una vez confirmado el viaje, se accede a su detalle desde la lista de Trips o desde el dashboard. La página tiene un encabezado con la información principal y 7 pestañas de gestión operacional.
Acciones del encabezado:
- Cambiar status (Pre-Flight → In Flight → Completed / Cancelled)
- Trip Sheet — Genera el documento operativo del viaje (PDF)
- GenDec — Genera la General Declaration (declaración de aduana)
- Archive — Solo disponible cuando el viaje está completed
- Delete — Solo si NO existen flight logs
Pestaña: Resumen (Overview)
Muestra la información consolidada del viaje:
- Itinerario de vuelo — Todas las piernas con fechas/horas de salida y llegada, distancia (NM), y tiempo de vuelo calculado
- FBO / Airport Operations — Selección de FBO en cada escala
- Alertas de duty — Si algún tripulante está cerca de exceder el límite de duty (ámbar) o lo excedió (rojo)
- Resumen de gastos — Total acumulado con enlace a la pestaña de gastos
- SMS / FRAT status — Si el checklist SMS está completado
Cálculo de tiempos
cruise_speed_knots) y la distancia GC (Great Circle) entre aeropuertos. Se agrega un buffer de block time configurable en Company Settings (block_hours_per_leg y layover_minutes_between_legs).Pestaña: Gastos (Expenses)
Registra todos los gastos operacionales del viaje: combustible, handling, landing fees, overnight, per diem, etc. Cada gasto tiene categoría, monto, y opcionalmente un recibo escaneado (usando la función de scan con IA).
Total automático
Pestaña: Flight Log
Aquí los pilotos y el gerente de operaciones registran los tiempos reales de cada pierna del vuelo. Este es el registro oficial de vuelo y actualiza automáticamente el HOBBS/TACH de la aeronave y las horas totales de mantenimiento.
① Seleccionar la Pierna
En la parte superior del tab aparecen botones con cada pierna del viaje (incluyendo reposicionamientos marcados como Repo). Selecciona la pierna que vas a registrar. Cada pierna tiene su propio flight log independiente.
Orden recomendado
② Clic en "Add Log Entry"
El sistema abre el formulario con los valores pre-llenados según el plan de vuelo cargado en el sistema. Revisa cada sección antes de guardar.
③ Crew & Route
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Primary Pilot | Solo visible cuando hay más de un piloto asignado a la pierna. Selecciona el piloto principal (PIC en comando). | Si hay un solo piloto asignado, este campo no aparece — el sistema lo asigna automáticamente. |
| Operating Rule ⚠️ | Part 135 o Part 91. Define el régimen regulatorio del vuelo. | Ver tabla de reglas abajo. |
| Origin / Destination | Pre-llenados con la ruta del plan de vuelo. | No modificar salvo error de ruta confirmado. |
✈ Regla Crítica: ¿Cuándo usar Part 91 vs Part 135?
Part 91 — Operación Privada / No Comercial
- Vuelos de reposicionamiento del avión (para mantenimiento o para posicionarse en otro aeropuerto)
- Transporte de personal de AeroMed (empleados viajando por trabajo)
- Vuelos de familiares del personal
- Cualquier vuelo que NO genere ingresos a la compañía
Part 135 — Operación Comercial
- Vuelos charter que generan ingresos a la compañía
- Transporte de pacientes médicos pagados
- Cualquier vuelo bajo contrato comercial
⚠ La regla correcta afecta los reportes regulatorios (INAC) y los registros de cumplimiento. En caso de duda, consulta con el Gerente de Operaciones.
④ Times — Horas de Vuelo (formato 24h)
Todos los tiempos en formato HH:MM (ej. 14:30). El sistema pre-llena los valores según el plan de vuelo.
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Out Time | Hora en que la aeronave sale del gate / rampa (antes del rodaje) | Momento en que la aeronave comienza a moverse. |
| Off Time | Hora de despegue — ruedas arriba | Hora exacta del despegue. |
| On Time | Hora de aterrizaje — ruedas abajo | Hora exacta del toque de pista. |
| In Time | Hora en que la aeronave llega al gate / rampa (fin del rodaje) | Momento en que la aeronave se detiene en su posición final. |
Los tiempos están pre-llenados
⑤ HOBBS / TACH Meter
El sistema pre-llena el HOBBS Start con el último valor registrado del horómetro de la aeronave, y calcula el HOBBS End estimado sumando las horas de vuelo del plan.
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| HOBBS/TACH Start | Lectura del horómetro al inicio de la pierna (pre-llenado) | Verificar contra el horómetro físico del avión. Corregir si hay diferencia. |
| HOBBS/TACH End | Lectura del horómetro al final de la pierna (pre-calculado) | Ingresar el valor real del horómetro al aterrizar. |
Si modificas HOBBS Start y End
⑥ Calculated Totals — Solo Lectura
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Flight Hours | Tiempo Off → On, o diferencia HOBBS/TACH si están ingresados. Fondo amarillo. | Auto-calculado. No editable directamente. |
| Block Hours | Tiempo Out → In (incluye rodaje). Fondo amarillo. | Auto-calculado. No editable directamente. |
| Landings | Número de aterrizajes | Default 1. Cambiar solo si hubo múltiples intentos o touch-and-go. |
⑦ Fuel — Combustible
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Fuel Start (gal) | Galones de combustible al inicio de la pierna | Opcional. Si se ingresa junto con Fuel End, el sistema calcula Fuel Consumed. |
| Fuel End (gal) | Galones de combustible al aterrizar | Opcional. |
| Fuel Consumed (gal) | Fuel Start − Fuel End. Fondo amarillo. | Auto-calculado. Si no hay Fuel Start/End, el sistema estima usando el consumo promedio de la aeronave. |
⛽ Fuel Added — Campo OBLIGATORIO
Este campo registra el combustible cargado ANTES de esta pierna. Es obligatorio para el reporte INAC de la autoridad de aviación. Debe llenarse siempre, incluso si el valor es cero.
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Liters | Combustible añadido en litros | Ingresar cualquiera de los tres — los demás se convierten automáticamente. |
| Gallons | Combustible añadido en galones | La conversión usa la densidad del tipo de combustible de la aeronave (AVGAS o JET A-1). |
| Pounds | Combustible añadido en libras | Útil si la documentación del FBO está en libras. |
Regla obligatoria
- Si cargaste combustible: ingresa la cantidad real en cualquier unidad.
- Si NO cargaste combustible: escribe 0 (cero) en cualquier campo.
- Si dejas los tres campos vacíos, el sistema no permitirá guardar el log.
⑧ Additional Hours
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Night Hours | Horas voladas en condiciones de vuelo nocturno | Para cumplimiento de requerimientos de certificación del piloto. Default 0. |
| IFR Hours | Horas voladas bajo reglas de vuelo instrumental (IFR) | Para cumplimiento de requerimientos de certificación. Default 0. |
| Approach Type | Tipo de aproximación usada en el destino (ILS, VOR, Visual, RNAV, etc.) | Dejar en blanco si fue VFR sin aproximación instrumental. |
⑨ Guardar el Log
Al presionar "Save Entry" el sistema:
- Crea una entrada por cada piloto asignado a esa pierna
- Actualiza el HOBBS/TACH de la aeronave si el nuevo valor es mayor al existente
- Incrementa las horas totales de mantenimiento (Total Hrs, Engine 1, Engine 2, APU) según las flight hours registradas
- Guarda los valores de combustible añadido para los reportes INAC
Viajes con más de una pierna
El Flight Lock
No se puede eliminar un viaje con logs
Pestaña: Notas (Notes)
Notas operacionales del viaje. Visibles para todo el equipo con acceso al viaje. Útil para comunicar detalles especiales: cambios de último minuto, instrucciones de FBO, preferencias del cliente, etc.
Pestaña: SMS / FRAT
SMS (Safety Management System) Checklist y FRAT (Flight Risk Assessment Tool) son herramientas de seguridad obligatorias antes del vuelo.
SMS Checklist:
Lista de verificación de seguridad con preguntas de sí/no/N/A organizadas por sección. Al completarse, evalúa el riesgo general (low/medium/high) y permite agregar notas de mitigación.
FRAT (por pierna):
Se completa una vez por pierna de vuelo. Evalúa factores de riesgo: clima, aeropuerto, experiencia del crew, tipo de aproximación, etc. Cada factor tiene un puntaje y el total determina el nivel de riesgo.
Indicador en el encabezado
Pestaña: Duty Management
Gestión del estado de duty de cada tripulante asignado. Aquí se controla quién está en duty, quién está en descanso, y se maneja el post-vuelo (rest vs. continue duty).
Estados de duty:
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Standby | Disponible, esperando asignación. | Estado inicial. |
| On Duty | Activamente trabajando en el viaje. | Se activa al iniciar el vuelo. |
| Off Duty | Terminó su duty pero no necesariamente en descanso obligatorio. | Al completar o cancelar. |
| Rest | En período de descanso obligatorio. | min_rest_hours después de off duty. |
Cancelación de viaje con crew en duty
- Send to rest — Los pone en descanso obligatorio por min_rest_hours y crea un bloque en el calendario.
- Available — Los regresa a standby (sin descanso obligatorio).
Pestaña: Chat del Viaje
Chat interno del viaje para comunicación entre dispatch, pilotos, crew médico y gestión. Los mensajes se sincronizan entre AeroQuote y AeroPilot si la integración está configurada.
Quién ve qué
Estados de Viaje
El viaje pasa por los siguientes estados durante su ciclo de vida:
| Campo | Descripción | Criterio |
|---|---|---|
| Pre-Flight | Viaje creado y confirmado, pendiente de ejecución. | Default al confirmar. Crew en standby. |
| In Flight | El vuelo está en progreso. | Crew en duty. El sistema hace polling cada 60s para actualizaciones. |
| Completed | El vuelo terminó exitosamente. | Se puede archivar. Se detiene el polling. |
| Cancelled | El vuelo fue cancelado. | Si hay crew en duty, se pregunta qué hacer con ellos. |
Estados personalizados
custom_trip_statuses).Piernas de Reposicionamiento (Repo Legs)
Los reposicionamientos son piernas sin pasajeros donde la aeronave se mueve entre aeropuertos para posicionarse para el vuelo charter o regresar a su base.
Tipos de repo legs:
- Repo Start (outbound):
starting_airport→origin_airport. La aeronave vuela desde su base hasta el aeropuerto de origen del charter. - Repo Finish (outbound):
destination_airport→finishing_airport. La aeronave regresa a su base después del charter. - Return repo legs: Equivalentes para la pierna de retorno en viajes redondos.
En el Flight Log
Bloqueo por Flight Logs (Soft-Gate)
Cuando un viaje tiene al menos un flight log registrado, el sistema activa un soft-gate lock que protege la integridad de los datos operacionales.
Lo que se bloquea:
- Edición de ruta (Trip Route Editor)
- Modificación de horarios de salida/llegada
- Cambio de flight info (aeronave, aeropuertos)
- Auto-save del Review Step del QuoteWizard
Cómo desbloquear:
Al intentar modificar un campo bloqueado, aparece un diálogo pidiendo confirmación con el nombre del usuario. Esto crea un registro de auditoría de quién modificó los datos después de que los logs existían.
Mejor práctica
Manual generado desde la configuración actual del sistema. Para preguntas o soporte, contacta a tu administrador del sistema.